Herramientas de software indispensables para optimizar la gestión de tu restaurante

¿Eres dueño de un restaurante o negocio gastronómico y buscas formas de optimizar la gestión de tu negocio?

Hoy en día existen herramientas de software indispensables que pueden ayudarte en cada aspecto de tu restaurante, desde el seguimiento del inventario hasta la gestión de pedidos y el análisis de datos. En este artículo, descubrirás las mejores herramientas de software recomendadas para optimizar la administración de tu restaurante.

La gestión de un restaurante puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de manejar múltiples tareas y procesos. Es por eso que contar con un software de gestión de restaurantes puede marcar la diferencia en la eficiencia y el éxito de tu negocio. Estas herramientas de software están diseñadas específicamente para ayudarte a automatizar y simplificar diversas áreas de gestión, lo que te permitirá centrarte en brindar una excelente experiencia gastronómica a tus clientes.

Ventajas de utilizar software en tu restaurante

El uso de software para la gestión de tu restaurante presenta numerosas ventajas que pueden beneficiar tanto a tu negocio como a tus empleados. En primer lugar, la automatización de tareas como el seguimiento de inventario, la gestión de pedidos y la programación de empleados puede ahorrarte tiempo y esfuerzo, permitiéndote concentrarte en otras áreas cruciales de tu negocio.

Además, el software de gestión de restaurantes te brinda una visión más clara y detallada de tus operaciones, lo que te permite tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real. Esto puede ayudarte a identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora, lo que a su vez puede aumentar la eficiencia y rentabilidad de tu restaurante.

Por último, pero no menos importante, el uso de software también puede mejorar la comunicación y la colaboración entre tu personal. Al contar con herramientas centralizadas y compartidas, se mitigan los errores humanos en la operación, lo que hace que la experiencia para tus comensales sea mejor.

Características clave a considerar en el software de gestión de restaurantes

Cuando busques software de gestión de restaurantes, es importante tener en cuenta ciertas características clave que pueden marcar la diferencia en términos de funcionalidad y eficiencia.

1. Seguimiento de inventario: Un buen software de gestión de restaurantes debe tener la capacidad de realizar un seguimiento preciso y en tiempo real de tu inventario. Esto incluye funciones como el control de stock, la gestión de proveedores y la generación de informes de inventario.

2. Gestión de pedidos: La capacidad de gestionar eficientemente los pedidos es fundamental para el éxito de tu restaurante. El software de gestión de restaurantes debe permitirte recibir y procesar pedidos de forma rápida y precisa, así como rastrear el estado de los pedidos y generar informes de ventas.

3. Reservas y programación: Si tu restaurante acepta reservas, es importante que el software pueda gestionar este proceso de manera eficiente. Debe permitirte administrar las reservas, asignar mesas y programar el personal de manera efectiva para evitar confusiones y retrasos.

4. Gestión de empleados: El software de gestión de restaurantes también debe tener funciones para administrar y programar al personal. Esto incluye la capacidad de asignar tareas, gestionar turnos y controlar la asistencia de los empleados.

5. Análisis y generación de informes: La capacidad de analizar datos y generar informes es crucial para tomar decisiones informadas. El software de gestión de restaurantes debe ofrecer funciones de análisis que te permitan examinar el rendimiento de tu restaurante en términos de ventas, costos, inventario y otros aspectos clave.

Software de gestión de inventario para restaurantes

El inventario es el que determina si ganas o pierdes dinero, ya que el negocio de alimento y bebidas es un negocio de comprar insumos a un buen precio y venderlos más caros. Por supuesto, sumándole la experiencia ofertada al comensal y la mano de obra.

El inventario es cualquier recurso almacenado que se utiliza para satisfacer una necesidad actual o futura.

Te hago una pregunta… ¿Sabes cada cuándo tienes que ordenar más carne o más vegetales?

Generalmente, los POS tienen instaladas estas fórmulas. Sin embargo, te mostraré fácilmente cómo puedes calcular tu punto de reorden (PRO) de cualquier insumo:

La decisión de cuándo ordenar suele expresarse en términos de un punto de reorden (PRO), que es la posición del inventario en la cual debería colocarse una orden.

PRO = (Demanda por día) X (Tiempo de entrega para una orden en días) = d X L

Ejemplo: Si diariamente vendo 10 kilos de carne molida y el proveedor tarda 3 días en hacerme llegar el pedido una vez lo pido, ¿cuándo debería de pedir más carne molida y qué cantidad debería de pedir?

PRO = (10) X (3) = 30

Deberías de hacer un pedido nuevo cuando te queden 30 kg de carne en el inventario.

A esta fórmula, debes sumarle al final un inventario de seguridad. Es decir, si un día vendes 12 kg de carne, en lugar de solo 10 kg. La carne se te acabará antes de hacer un pedido nuevo.

Según los datos de la demanda en días pasados, puedes estimar cuál será la demanda para los próximos días. Puedes hacer una regresión simple en Excel de la siguiente forma.

Solo obtienes el promedio de los últimos 3 meses de la venta de X producto (en unidades) y a eso le sumas el crecimiento esperado en venta para el próximo mes. En caso de que no tengas estimado un crecimiento en venta, no le sumes el crecimiento al promedio obtenido.

Algo muy relevante, es que si no sabes exactamente cuanto compraste, cuánto vendiste y cuál es el inventario final, entonces no sabrás si estás ganando dinero.

Generalmente, se usan 2 tipos de inventarios:

• Inventario Permanente: Este inventario es el que generalmente se lleva en una hoja de Excel. Registrando TODOS los movimientos del inventario, por cada insumo. En él debes registrar cuánto compraste y cuánto vendiste de cada insumo.
• Inventario Físico: Este inventario se realiza una vez por mes, anotando en una lista todos los insumos y cantidades que tengamos disponibles. Si el inventario físico no cuadra con el inventario permanente (el de la hoja de cálculo), puede ser que no estés registrando todos los datos en el inventario físico, o que haya robos hormiga en algún insumo.

Revisa nuestra entrada de Administración de Restaurnates para más detalles de este tema.

En fin, para hacerte más fácil la vida, te recomiendo dejarle toda esta gestión de inventarios a un software POS.

Algunas opciones de software de gestión de inventarios para tu restaurante que te pueden interesar son:

• Fudo
• Parrot
• Wansoft
• Soft Restaurant

Software de gestión de entrega y pedidos en línea

Con el crecimiento del comercio electrónico y la demanda de servicios de entrega a domicilio, contar con un software de gestión de entrega y pedidos en línea se ha vuelto fundamental para los restaurantes. Estas herramientas te permiten gestionar y optimizar tus operaciones de entrega, asegurándote de que los pedidos se realicen de manera eficiente y puntual.

Adicional a ello, te permiten tener data de tus ventas y de tus comensales. Esto es oro para ti, ya que te facilitará más el registro de tus inventarios, así como la toma de decisiones de mercadotecnia en cuanto a qué productos del menú vale la pena quitar de la carta, cuáles impulsar con promociones, o bien cuáles tienen más popularidad.

Pero, ¿cómo hacer mi propio delivery si es costoso hacer una página web y contratar a repartidores de tiempo completo?

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Una tendencia muy relevante es que, los comensales de LATAM, prefieren pedir directamente a tu restaurante, por WhatsApp. Como puedes ver en la gráfica de abajo, WhatsApp es el canal para subir las ventas de tu restaurante hoy.

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